Hoy en día como parte del proyecto de
internacionalización del Profit System, se ha creado The
Profit Inner Circle que es una grupo de
consultores internacionales de primer orden especializados en
Credit Management y que promueven a través de seminarios,
libros y
consultoría la aplicación de esta
metodología en compañías,
asociaciones, cámaras y universidades alrededor del
mundo.
Profit se traduce al español
como el equivalente a ganancias o utilidades, The Profit System
of B2B Credit Management es por lo tanto un sistema para
aprovechar en su máximo potencial el manejo efectivo del
crédito
en las empresas
comerciales o industriales (Business to Business) y transformarlo
en un importante generador de ganancias en la empresa.
De acuerdo a esta visión, algunas premisas
básicas en la
administración de las cuentas por
cobrar son:
- "El área de cobranza debe transformarse para tener
un enfoque primordialmente comercial" - "El propósito primordial del crédito es
generar ventas
rentables que de otro modo se perderían" - "El crédito es una herramienta competitiva que
facilita el comercio
entre las empresas" - "El perfil del profesional de esta área debe de ser
eminentemente comercial y con orientación de servicio al
cliente" - El desempeño del ejecutivo de cuentas por
cobrar, debe de basarse en indicadores
que alienten la rentabilidad
y no únicamente la recuperación del dinero. - El objetivo del
área no es cobrar sino completar ventas anteriores e
iniciar nuevas ventas manteniendo en todo momento
círculos rentables.
¿CUÁLES
SON LAS 5 REGLAS BÁSICAS A SEGUIR A LA HORA DE ADMINISTRAR
LAS CUENTAS POR COBRAR DE UNA
COMPAÑÍA?
Para poder
establecer las bases de la reorganización del departamento
de cuentas por cobrar tenemos que comprender que mas que una
labor de otorgamiento de crédito y de recuperación
de la cobranza, el departamento es un área de servicio
orientada a completar la labor de venta, es decir,
comprender que la actividad de cobranza tradicional es forzar el
pago mientras que bajo el esquema del Profit System se trata de
una labor cuyo propósito es completar ventas y hacer de
esta forma espacio para nuevos pedidos.
"LA COBRANZA VIENE DE UN ENFOQUE TRADICIONAL Y SE REFIERE A
FORZAR EL PAGO, COBRANZA ES UNA ACTIVIDAD AJENA A LA EMPRESA PUES AL
INTERIOR DEL ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR LA VISIÓN
DEBE SER LA DE COMPLETAR VENTAS Y HACER ESPACIO PARA NUEVOS
PEDIDOS ENTENDIENDO QUE UN COMPONENTE BÁSICO PARA ELLO ES
RECIBIR EL PAGO"
Ahora bien, para orientar la operación del área
de cuentas por cobrar a la generación de valor, se
requiere una metodología que permita la
redefinición funcional del área y por ende la
reingeniería de sus políticas
y procesos.
Una manera sistemática para organizar y documentar
el
conocimiento al interior de las áreas de la empresa se
relaciona con las 5 P´s Organizacionales.
Las 5 P´s brindan un adecuado marco para la
organización o en su caso reorganización de
funciones,
entendiendo en este caso por función, a
la serie de actividades que se llevan a cabo al interior del
departamento de crédito y cuentas por cobrar.
Dentro de las 5 P"s el primer paso tiene que ver con la
creación y definición de un Propósito que
brinde un marco de referencia sobre el cual deben de estar
alineados todos y cada uno de los componentes que tienen que ver
con la organización.
Un propósito nos ayuda a encontrar el "por que" de las
acciones que
llevamos a cabo por lo que es la base para establecer una
filosofía funcional que complementada con
los Procesos, Políticas, Habilidades del Personal y la
manera en que medimos su Performance (Desempeño)
darán el marco adecuado para ordenar de una mejor forma la
función de credit management y orientarla a la
generación de valor.
Propósito
Un propósito es aquello que le da sentido a una
función, es el concepto que
responde a la pregunta
¿Para que existe?
Por lo que nos lleva a definir su verdadera "razón de
ser", de tal forma que al responder a esta pregunta la
función encuentra de manera armónica el más
alto sentido que justifica su creación y mantenimiento.
En términos de negocios y
desde una visión puramente empresarial, la pregunta a la
que responde el propósito sería.
¿Por qué vale la pena invertir en
esto?
Política
El siguiente paso, una vez establecido el propósito es
definir las reglas, lineamientos, directrices o guías que
actuarán como marco de referencia para desarrollar las
acciones concretas que nos lleven a alcanzar el
propósito.
Si habláramos de un juego, las
políticas son las reglas que deben respetarse para jugar,
estas deben de ser claras y estar en perfecta armonía con
el propósito pues en caso de no existir congruencia, las
contradicciones harían muy difícil el trabajo
diario.
En cuentas por cobrar es básico tener establecidas
reglas claras para cada una de las actividades que se
desempeñan incluyendo; Otorgamiento de créditos, descuentos financieros y
comerciales, Intereses, devolución de cheques,
garantías, devoluciones, etc.
La política debe hacer referencia a los
responsables de aplicarla y de validar las excepciones que se
presenten en la práctica, pues en principio una
política debe ser flexible para de adaptarse a las
necesidades de un mercado en
constante evolución
Las políticas deben de estar bien alineadas a la
filosofía expresada en el propósito, por lo que si
hemos definido conforme al ejemplo que dimos en anteriormente,
entonces debemos establecer políticas que no se
contrapongan.
Procedimientos
Si las políticas son las reglas del juego, los procedimientos
son el cómo jugar, es decir, el instructivo que nos
detalla paso a paso que y como hacer determinada actividad
respetando las políticas establecidas para alcanzar el
propósito.
Los procedimientos deben decir claramente quien y como se debe
hacer cada una de las actividades como por ejemplo, la apertura
de un nuevo crédito, el análisis y cálculo de
la línea de crédito, etc.
Los procedimientos sin duda definen el rumbo específico
de las acciones a tomar para cubrir cada una de las funciones que
debe desempeñar el área.
Personas
No solo se trata de tener un sistema de trabajo muy
bien organizado con instrucciones y reglas claras por que eso
equivaldría en la música a contar solo
con la partitura y el nombre de la pieza, para lograr hacer magia
se requiere de los músicos que en este caso son las
personas que van a llevar a cabo cada labor.
En la operación de las áreas de cuentas por
cobrar como en cualquier otra existen determinadas funciones que
requieren habilidades personales muy específicas por lo
que se debe cuidar muy bien le perfil de quien ocupará
cada posición, por ejemplo, si nuestra área
está enfocada a generar valor, incrementar las ventas y
dar servicio a clientes, esta
visión no es compatible con la contratación de una
persona que no
tenga paciencia, amabilidad en el trato, vocación de
servicio y facilidad para comunicarse.
El perfil de las personas a contratar debe basarse en la
función que desempeñarán y estas funciones
están descritas en los procedimientos que previamente
hemos elaborado y en los que se describe paso a paso lo que
hará y cómo ha de hacerlo.
Performance
Esta parte se refiere específicamente a la manera en
que mediremos y monitorearemos la forma en que el equipo
está logrando el propósito, dicho en otras
palabras, esto tiene que ver con la evaluación
de desempeño.
Este es un elemento básico pues aun y cuando hayamos
hecho un buen trabajo en los puntos anteriores, si equivocamos la
forma de medir e incentivar el trabajo del equipo, se
afectará de manera decisiva la posibilidad de alcanzar el
propósito.
Algo fundamental al establecer la forma en que se habrá
de medir el desempeño, es que los indicadores deben de
alentar el desarrollo de
prácticas y conductas orientadas al propósito, si
estamos orientados a lograr mas ventas e incrementar la
rentabilidad, las métricas deben tomar estos elementos
como base, si por otro lado, establecemos solo criterios que se
orienten a acotar riesgo o
incrementar flujo de
efectivo, estaremos nuevamente saboteando los caminos para
alcanzar el propósito planteado.
Para saber más.
MCE. LUIS EDUARDO PÉREZ MATA
Es conferencista y consultor internacional especialista en
crédito y cobranza, Director General de ICM dedicado a
prestar servicios de
apoyo y consultoría en estas áreas.
Certificado en Profit System on B2B Credit Management por A/R
Management Group y miembro del Profit Innercircle para América
Latina.
Autor del Libro Estrategias de
Cobranza de Cuentas Comerciales y Coautor de Negociación Asertiva La Nueva Visión
de la Cobranza.
Capacitador reconocido por la ACA International de quien ha
recibido la certificación MCE, Master Credit
Executive.
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Autor:
Luis Eduardo Pérez
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